Um so eine große Spendenaktion in die Tat umzusetzen, müssen im Vorfeld einige Dinge beachtet und erledigt werden. Dabei ist es ganz wichtig, stets den Überblick zu behalten und Schritt für Schritt vorzugehen.

Wer soll mitmachen? 
Besprecht gemeinsam, wer bei der Organisation des Laufes aktiv mitmachen wird. Nur eure Klasse, die gesamte Jahrgangsstufe, oder die ganze Schule? Und wollt ihr bestimmte Fachlehrkräfte hinzuziehen? Wann plant ihr den Lauf? Je nachdem, wie groß der Kreis des Teams ist, müsst ihr als nächstes überlegen, wann und wie ihr den Spendenlauf organisiert. Ihr könnt die Aufgaben und Treffen entweder in eurer Freizeit erledigen, oder auch im Rahmen einer Projektwoche an eurer Schule planen. Es ist wichtig, dass ihr euch zu Beginn der Planung über die gemeinsamen Ziele verständigt. Ihr solltet genau festlegen, welches Schutzprojekt ihr mit dem erlaufenen Geld unterstützen wollt.

Aufgaben zusammenstellen
In der Phase der Vorbereitung ist es am Wichtigsten, dass ihr die Aufgaben zusammenstellt, die erledigt werden müssen. Unsere Checkliste zur Aufgabenverteilung hilft euch dabei den Überblick zu behalten. Ihr könnt dann eure Namen, sowie die Zeiten eintragen, wann die Aufgaben erfüllt sein sollen. Vor allen Dingen könnt ihr die Jobs, die ihr schon erledigt habt, abhaken und nähert euch so immer weiter eurem Ziel: Laufen für den guten Zweck!

Zeitplan erstellen
Euer Plan sollte Angaben enthalten, bis wann die einzelnen Aufgaben spätestens erledigt sein müssen.

Zuständigkeiten verteilen
Natürlich müssen dann die Aufgaben verantwortlich verteilt werden. Teilt euch in kleinere Arbeitsgruppen auf und legt fest, welche Gruppe wofür verantwortlich ist. Vereinbart regelmäßige Treffen, bei denen ihr euch über den Stand der Vorbereitungen unterrichtet und koordiniert, wie es weiter gehen soll.

Informationen zusammentragen
Zu den ersten Tätigkeiten gehört es, Infos zu sammeln. Dabei könnt ihr euch über eurer Projekt, die Projektregion und den Grund der Spendensammelaktion informieren. Das ist auch wichtig, wenn ihr Spenden bei Sponsor*innen einwerbt. Gestaltet dazu zum Beispiel einen Infostand. 

Veranstaltungsort bestimmen
Wann und auf welchem Gelände soll der Spendenlauf stattfinden? Reserviert euch den Veranstaltungsort bei der Schulleitung oder der Gemeinde.

Genehmigungen einholen
Jetzt seid ihr fit und könnt euch um die Genehmigungen kümmern. Vor allem eure Eltern, die Schulleitung und gegebenenfalls auch Behörden (z. B. das Ordnungsamt) sollten genau informiert werden und die erforderlichen Genehmigungen erteilen. Schaut hierzu in unseren Vordruck für das Ordnungsamt.

Requisiten beschaffen
Stellt eine (vorläufige) Liste der benötigten Dinge zusammen. Zum Beispiel für die Essens- und Getränke-Versorgung an der Rennstrecke, den Informationsstand in der Schule bzw. an der Strecke oder T-Shirts für die Läufer*innen und das Organisationsteam. Überlegt, wo ihr diese Dinge günstig beschaffen könnt und wie ihr sie finanziert. Meist übersteigen die Kosten einer solchen Aktion die finanziellen Möglichkeiten der Klassenkasse. Daran sollte aber das Projekt nicht scheitern. Sucht euch Sponsor*innen (Firmen, Geschäftsleute, Gemeinden, Eltern usw.), die bereit sind, euch hierbei mit Geld oder einer Sachspende zu unterstützen. 

Sponsor*innen suchen
Für den Lauf braucht ihr Sponsor*innen, die für die gerannten Kilometer einen selbst bestimmten Geldbetrag spenden. Die Sponsor*innen zahlen also für jeden gelaufenen Kilometer der Läufer*innen. Wie viel jeder Sponsor*in geben möchte, ist frei gestellt. Ein Beispiel: Ein Sponsor gibt euch für jeden gelaufenen Kilometer eines Kindes 1 Euro. Wenn das Kind dann 5 Kilometer läuft, dann bekommt ihr von dem Sponsor 5 Euro in eure Aktionskasse. 

Beim Lauf sieht das dann so aus: Jede*r Läufer*in erhält zur Sponsorenwerbung eine Liste, in der sich die Sponsor*innen eintragen und einen Betrag pro Kilometer festlegen. Mit dieser Liste gehen die Läufer*innen nun zu Eltern, Verwandten, Bekannten und Geschäftsleuten und bitten diese um einen Eintrag und ladet sie als Zuschauer*in zum Lauf ein. Versorgt die Sponsor*innen außerdem mit Infos zu eurem Spendenprojekt. Wie ihr erfolgreich Sponsor*innen findet, erfährst du auf unserer Seite Geld sammeln!

Externe Hilfe finden
Sicher helfen auch einige Eltern oder Lehrkräfte gerne mit. Zum Beispiel, indem sie hilfreiche Kontakte für euch knüpfen oder mit euch gemeinsam mögliche Sponsor*innen ansprechen.   

Öffentlichkeitsarbeit planen
Macht eure Aktion publik! Rührt die Werbetrommel! Erstellt eine Übersicht mit allen Medien, die für euch in Frage kommen, wie Radiosender, regionale Zeitungen und Jugendmagazine. Nutzt die Möglichkeiten des Internets und eurer Schulzeitung. Je mehr die Aktion bekannt gemacht wird, desto großzügiger werden die Sponsor*innen auftreten. Die Presse sollte eine schriftliche Einladung erhalten, auch eine Pressemeldung gehört dazu. Eine Vorlage für eine Presse-Meldung und eine Presse-Einladung haben wir euch vorbereitet. 

Hierzu gehört auch, dass ihr euch darum kümmert, wer fotografiert werden darf und wer nicht. Dazu braucht ihr eine Fotogenehmigung von allen Beteiligten. Ein Vordruck für eine rechtlich sichere Fotogenehmigung haben wir auch schon für dich erstellt.

Ablaufplan erstellen
Zum Schluss solltet ihr in einem Plan den genauen Ablauf der Veranstaltung festlegen. Wann und wo beginnt der Lauf, wer führt die Begrüßung von Presse, Sponsor*innen und Teilnehmenden durch.

Der letzte Check
Geht die Joblisten und die Checklisten noch einmal durch und prüft, ob alles erledigt wurde. Alles gut vorbereitet? Dann lauft euch schon mal warm!